- Maximum salaris:
- Uren per week:
- Werk- en denkniveau:
- Sluitingsdatum:
Waardevol werk
In Brabant werken 14 politieke fracties hard aan oplossingen voor het Brabant van overmorgen. De uitdagingen voor de provinciale politiek om te blijven werken aan een steeds beter en mooier Brabant zijn groot. Deze fracties vormen tezamen “de Staten” van Brabant welke 55 Statenleden tellen. De griffie adviseert en ondersteunt de Staten en alle fracties in het democratisch besluitvormingsproces.
Met onze adviezen en ondersteuning kunnen Provinciale Staten, via een zorgvuldig proces, tot goede besluiten komen in belangrijke dossiers voor Brabant. Hoe mooi is dat?!
In de meest gastvrije Provincie van Nederland wonen ruim 2,5 miljoen inwoners; de ‘Brabanders’. Iedere dag draag je, samen met alle andere collega’s, bij aan een mooier Brabant voor iedereen. We beloven je dat je waardevol werk kan leveren en jouw bijdrage aan de maatschappelijke opgaven kunt doen.
Naast het creëren van een mooi perspectief voor Brabant, staat jouw toekomst ook centraal. Wij bieden een breed scala aan ontwikkelmogelijkheden, zodat jij je eigen pad kunt kiezen en je ambities kunt waarmaken. Wij stimuleren jou daarbij!
Wil jij het verschil maken bij Provincie Noord-Brabant? Ga het maar doen!
Dit ga je doen
Als secretarieel ondersteuner ben jij hét aanspreekpunt voor en van van de griffier. Je ondersteunt daarnaast ook de loco-griffier en springt bij waar nodig om het team soepel te laten draaien. Van agendabeheer tot het voorbereiden van stukken; jij zorgt dat alles achter de schermen op rolletjes loopt.
Je krijgt een veelzijdige functie waarin jouw nauwkeurigheid, pro activiteit en teamspirit écht het verschil maken. Je krijgt veel verantwoordelijkheid en werkt zelfstandig, maar staat er zeker niet alleen voor. Je landt in een klein, betrokken en energiek team. Dagelijks werk je nauw samen met de andere griffieondersteuners en Statenadviseurs. Samen vormen jullie de ruggengraat van de ondersteuning aan Provinciale Staten
Tot jouw dagelijkse werkzaamheden behoort zoal:
- Het beheren van de agenda van de griffier en loco-griffier. Je vindt daarin een balans tussen een dienstverlenende en assertieve houding. Je weet vertrouwelijk en accuraat met de inhoud om te gaan;
- Het beoordelen van de urgentie en het belang van binnenkomende correspondentie en verzoeken en zorgt voor advies richting de griffier en afhandeling ervan;
- Zowel intern als extern ben je vaak het eerste aanspreekpunt voor de secretariële taken, je gaat zorgvuldig om met de, soms zeer gevoelige en complexe, persoonlijke en vertrouwelijke informatie die je daarbij opdoet. Je bent discreet en goed op de hoogte van het werk van de griffier;
- Het onderhouden van telefonische contacten met in- en externe relaties. Je schat de noodzaak van een gesprek met de griffier zelf in. Je bent daarin vriendelijk, voorkomend en tegelijkertijd assertief;
- Vergaderorganisatie: het logistiek en inhoudelijk voorbereiden, plannen en archiveren van teamvergaderingen en bijeenkomsten;
- Team-support: het oppakken van ad-hoc organisatorische en administratieve taken om het team te ontzorgen;
- Je zorgt voor een goede afhandeling van verschillende administratieve zaken, waaronder checklists.
Dit neem je mee
Je hebt affiniteit met politiek en de volksvertegenwoordigende, controlerende en kaderstellende taken van Provinciale Staten en je werkt vanuit een neutrale grondhouding. Jouw flexibele instelling, creatieve kijk op zaken, doortastendheid en overtuigingskracht zorgen dat je onder andere goed kan prioriteren en het overzicht houdt. Je toont initiatief, bent klantvriendelijk en representatief én een echte regelaar. En naast deze competenties heb jij:
- Aantoonbare kennis en ervaring binnen het secretariële vakgebied;
- Je bent digitaal vaardig en hebt ervaring met MS Office (Outlook, Word, Excel en Teams);
- Je maakt je nieuwe softwareprogramma's snel eigen en schakelt moeiteloos tussen verschillende systemen, zoals iBabs;
- Je bent proactief en initiatiefrijk: je ziet werk liggen en denkt een stap vooruit. Je houdt overzicht op de agenda's en werkzaamheden van de griffier en loco-griffier en zorgt ervoor dat zaken tijdig zijn voorbereid. Je ontzorgt ook collega’s en stemt af of er nog ondersteuning nodig is;
- Je bent representatief en beschikt over goede schriftelijke én mondelinge communicatieve vaardigheden. Je treedt makkelijk in contact met anderen en hebt een open en verbindende houding;
- Goed gevoel om in vertrouwelijkheid en integer met zaken om te gaan;
- Een snelle en efficiënte werkstijl, met een flexibele instelling. Dit is nodig doordat het werkritme wordt beïnvloed door het feit dat de Statenleden parttime politici zijn;
- Affiniteit met politiek, vanuit een neutrale grondhouding. Bij voorkeur heb je kennis van de inrichting van de politieke en ambtelijke organisatie, en ervaring bij een overheidsinstelling, of kun je je dit snel eigen maken.
Met dit team ga je het doen
Ons team werkt nauw samen om de Staten optimaal te ondersteunen. Hard werken, maar ook lol maken en er zijn voor elkaar zijn eigenschappen die in het team verankerd zijn.
Bij de griffie werk je in een zeer dynamische politiek-bestuurlijke omgeving; ontwikkelingen volgen elkaar snel op en je stuit vaak op politieke tegenstellingen. Ook komen er iedere dag weer onverwachte zaken op je bord, geen dag is hetzelfde bij de griffie.
Het team van de griffie bestaat uit 13 personen, waaronder statenadviseurs, ondersteuners, een communicatieadviseur, de griffier en loco-griffier.
De griffie heeft vaste overlegmomenten en iedereen werkt een aantal dagen per week op kantoor om effectief samen te werken. De Staten vergaderen op vrijdag, daarom wordt jou ook gevraagd om op vrijdag in het Provinciehuis te zijn. Vakanties nemen we in principe op het moment dat de Staten er niet zijn, dus tijdens het reces (schoolvakanties). Incidenteel zijn er werkzaamheden die tot in de avonduren duren.
Goed om te weten
- Wil je eerst nog vragen stellen over de functie? Dan kun je contact opnemen met Nanette van der Ven, Loco griffier.
- Jurriaan Stumpel beantwoordt met plezier je vragen over de sollicitatieprocedure.
- Indien je nog niet volledig aan het gevraagde profiel voldoet, maar we op basis van je ervaring en de gesprekken verwachten dat je op termijn in de functie kunt groeien, dan behoort plaatsing in de voorliggende schaal tot de mogelijkheden.
- Wij werken voor alle Brabanders. Diversiteit en inclusie zijn daarom pijlers binnen provincie Noord-Brabant. We bevorderen een betrokken cultuur waar iedereen zich kan ontwikkelen en zich gewaardeerd voelt.
- Je hebt voor een baan bij de provincie een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig.
- We gaan zorgvuldig met jouw gegevens om en respecteren jouw privacy.
Word jij onze nieuwe Beleidscommunicatieadviseur Infra en Mobiliteit? Ga het maar doen!
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
