Senior Adviseur Administratie

Als strategisch adviseur administratie in het programma Stuurinformatie en Administratie ondersteun je de programmamanager en opdrachtnemer administratie en zorg je dat de administratieve processen op orde zijn. Het gaat om organisatorische werkzaamheden, het coördineren van werkzaamheden, het begeleiden van projecten die reeds lopen en het oppakken van trajecten die ervoor zorgen dat de organisatie verder in control komt.

Daarnaast hou je je bezig met o.a. de volgende taken:

• Je richt de tweedelijnscontrole in, houdt het controleplan actueel en voert gerichte controles uit op o.a. WKR, BTW en kostenverdeelstaat. Daarmee leg je een stevige basis én vervul je een brugfunctie richting administratie en programmabeheersing.
• Je analyseert, beschrijft en verbetert onze administratieve processen en implementeert interne beheersingsmaatregelen, waarbij digitalisering en datagedreven werken jouw kompas zijn.
• Je stelt interne controlerapportages en verbetervoorstellen op en adviseert het management over risico’s en concrete uitvoerbare beheersmaatregelen.
• Je adviseert over administratieve organisatie en interne beheersing, beantwoordt inhoudelijke vragen en houdt het toetsingskader op orde. Dit doe je steeds in nauwe afstemming met concerncontrol en auditing.
• Je bent hét aanspreekpunt voor concerncontrol, auditing, de accountant en het CBS als het gaat om administratieve processen. Je zorgt voor de implementatie van auditmaatregelen en adviseert over passende managementreacties.
• Je levert een inhoudelijke bijdrage aan de provinciale Sturen & Verantwoorden-cyclus. Je zorgt voor planning, analyse en advies bij producten zoals de begroting, bestuursrapportage, slotwijzigingen en jaarrekening.
• Je bewaakt de kwaliteit van financiële data binnen concernbrede projecten en vraagstukken, bijvoorbeeld door te adviseren in trajecten zoals een roadmap voor SuccesFactors.
• Je regelt de maandafsluitingen in en doet voorstellen om slimmer te administreren. Daarbij breng je de juiste mensen samen in overleggen tussen financiële administratie, programmabeheersers en Financiën, Planning en Control.
• Je monitort dat er tijdig en correct wordt gerapporteerd over organisatie-specifieke onderwerpen zoals de WKR en IV3, conform wettelijke verplichtingen.
• Je levert kengetallen aan over relevante KPI’s vanuit de financiële administratie, zodat de teamleider goed onderbouwd het SIA-dashboard en programmavoortgangsgesprekken kan voeren.
• Je analyseert financiële gegevens, zoals die van het bestuur, WKR en creditcards, en stelt waar nodig managementrapportages, specificaties of prognoses op.
• Je bent het aanspreekpunt namens de financiële administratie voor onderwerpen als leges, debiteuren (incasso) en bijbehorende wet- en regelgeving, zoals IV3 (CBS) en het BBV.
• Je werkt mee aan het optimaliseren van de administratie en trekt deelprojecten gericht op betere stuurinformatie, procesinrichting en SAP-implementatie. Denk aan het verbeteren van de inkoop- en contractadministratie, het adviseren over het rekenschema en het organiseren van communicatie en opleiding voor betrokken collega’s.
• Je signaleert proactief organisatiebrede vraagstukken die raken aan de financiële administratie en vertaalt deze naar concrete plannen of beleidsadvies. Denk aan stuurinformatie zoals verzuimrapportages of aanpassingen in WKR- en BTW-labeling, inclusief de inrichting van de administratie.
• Je richt organisatiebreed het proces in tussen administratie en H-management voor het aanleggen van opdrachten tot bestelling, zodat dit soepel en uniform verloopt.
• Je voert procesoptimalisaties door binnen het legesproces, zodat het efficiënter, betrouwbaarder en toekomstbestendig wordt ingericht.