- Maximum salaris:
- Uren per week:
- Werk- en denkniveau:
- Sluitingsdatum:
Waardevol werk
We zien er ontzettend naar uit om je op het provinciehuis in Den Bosch te verwelkomen. In de meest gastvrije provincie van Nederland wonen ruim 2,5 miljoen inwoners; de ‘Brabanders’. Iedere dag draag je, samen met alle andere collega’s, bij aan een mooier Brabant voor iedereen. We beloven je dat je waardevol werk kan leveren en jouw bijdrage aan de maatschappelijke opgaven kunt doen.
Naast het creëren van een mooi perspectief voor Brabant, staat jouw toekomst ook centraal. Wij bieden een breed scala aan ontwikkelmogelijkheden, zodat jij je eigen pad kunt kiezen en je ambities kunt waarmaken. Wij stimuleren jou daarbij!
Wil jij het verschil maken bij Provincie Noord-Brabant? Ga het maar doen!
Dit ga je doen
Samen met je collega-secretaresse ben jij de onmisbare schakel rondom jouw gedeputeerde. Je zorgt dat planning, organisatie en communicatie soepel verlopen en dat de gedeputeerde volledig op jou kan vertrouwen.
Een greep uit jouw werkzaamheden:
- Je organiseert afspraken, overleggen, dienstreizen en bijeenkomsten en stemt hierover af met interne en externe partijen. Je bewaakt de prioriteiten in de agenda en adviseert de gedeputeerde over verzoeken, waarbij je steeds rekening houdt met urgentie en politieke gevoeligheid. Je stelt efficiënte vervoersschema op, berekent juiste routes en verwerkt wijzigingen in dit schema in de agenda’s van betrokkenen.
- Je verzamelt en verwerkt vergaderstukken en onderhoudt het annotatieoverzicht. Je uploadt documenten in ons digitaal documentenportaal, controleert op volledigheid en beheert complexe en vertrouwelijke dossiers zorgvuldig.
- Je beheert de mailbox van de gedeputeerde, filtert wat belangrijk is en handelt waar nodig correspondentie af, soms ook namens de gedeputeerde. Daarnaast bewaak je actiepunten en zorg je dat alle benodigde stukken tijdig beschikbaar zijn.
- Je bereidt het communicatie-overleg voor. Dit is het overleg van de gedeputeerde met het hele ondersteuningsteam.
- Tijdens PS-vergaderingen zorg je dat alle stukken volledig en tijdig klaarliggen.
- Je verzorgt declaraties, rittenstaten en het register voor relatiegeschenken. Daarnaast regel je hotel- en restaurantreserveringen en zorg je voor een correcte financiële afhandeling.
- Je neemt deel aan teamoverleggen en wanneer nodig vang je werkzaamheden van anderen op en ondersteun je tijdelijk meerdere gedeputeerden. Je ondersteunt bij sollicitaties en helpt bij het inwerken van nieuwe collega’s.
Kortom: jij bent de betrouwbare, nauwkeurige en proactieve steunpilaar die zorgt dat de gedeputeerde elke dag met vertrouwen zijn of haar werk kan doen.
Dit neem je mee
Voor deze functie zijn we op zoek naar iemand die zich herkent in de volgende competenties:
- Je bent servicegericht en betrouwbaar in alles wat je doet.
- Je werkt nauwkeurig en hebt een sterk gevoel voor vertrouwelijkheid.
- Je bent proactief, denkt mee en ziet wat er nodig is.
- Je plant en organiseert moeiteloos in een omgeving met wisselende prioriteiten.
- Je bent oplossingsgericht, zelfstandig en toch een echte teamplayer.
- Je bent stressbestendig en laat je niet snel gek maken.
Daarnaast worden wij enthousiast van iemand die deze competenties aanvult met de volgende kwaliteiten:
- MBO/HBO werk- en denkniveau.
- Een afgeronde opleiding op gebied van secretaresse of managementassistentie of een andere relevante vakgerichte opleiding is een pré.
- Ervaring in een grotere, dynamische en complexe organisatie waar tempo, werkdruk en schakelen op niveau de norm zijn.
- Je bent 16 uur per week inzetbaar, met in ieder geval een aantal uren beschikbaarheid op woensdag en vrijdag. De uren zijn flexibel in te delen en soms is aanwezigheid op andere dagen gewenst, bijvoorbeeld bij een secretaresse-overleg op een andere dag.
- Je bent digitaal vaardig en maakt je nieuwe programma’s snel eigen.
Met dit team ga je het doen
Je werkt vooral samen met je collega secretaresses maar uiteraard ook met veel andere collega’s binnen de Provincie. Samen met de bestuursadviseur, secretaris van het beleidsoverleg en woordvoerder vorm je het ondersteuningsteam voor de gedeputeerde. De informele, professionele sfeer en de hoge mate van collegialiteit en dienstvaardigheid zijn kenmerkend voor het team.
Wij zoeken een enthousiaste, betrouwbare en representatieve collega die het secretaresse- en ondersteuningsteam komt versterken. Ben jij een ervaren regelaar, een aanspreekpunt voor zowel in- als externe contacten en vind je het leuk om in een politiek bestuurlijke omgeving te werken? Dan kunnen we je inzet uitstekend gebruiken!
Goed om te weten
- Wil je eerst nog vragen stellen over de functie? Dan kun je contact opnemen met Lotte Somsen – Berends.
- Evelyn Joosten, Manager programma Ondersteuning Bestuur en Management, beantwoordt met plezier vragen over de sollicitatieprocedure.
- Indien je nog niet volledig aan het gevraagde profiel voldoet, maar we op basis van je ervaring en de gesprekken verwachten dat je op termijn in de functie kunt groeien, dan behoort plaatsing in de voorliggende schaal tot de mogelijkheden.
- Wij werken voor alle Brabanders. Diversiteit en inclusie zijn daarom pijlers binnen provincie Noord-Brabant. We bevorderen een betrokken cultuur waar iedereen zich kan ontwikkelen en zich gewaardeerd voelt.
- Je hebt voor een baan bij de provincie een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig.
- We gaan zorgvuldig met jouw gegevens om en respecteren jouw privacy.
- De eerste gesprekken vinden plaats op maandag 11 mei in de ochtend.
- De tweede gesprekken plaats op maandag 18 mei in de middag.
Word jij onze nieuwe Secretaresse Gedeputeerde Staten? Ga het maar doen!
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
