- Maximum salaris:
- Uren per week:
- Werk- en denkniveau:
- Sluitingsdatum:
Waardevol werk
We zien er ontzettend naar uit om je op het provinciehuis in Den Bosch te verwelkomen. In de meest gastvrije provincie van Nederland wonen ruim 2,5 miljoen inwoners; de ‘Brabanders’. Iedere dag draag je, samen met alle andere collega’s, bij aan een mooier Brabant voor iedereen. We beloven je dat je waardevol werk kan leveren en jouw bijdrage aan de maatschappelijke opgaven kunt doen.
Naast het creëren van een mooi perspectief voor Brabant, staat jouw toekomst ook centraal. Wij bieden een breed scala aan ontwikkelmogelijkheden, zodat jij je eigen pad kunt kiezen en je ambities kunt waarmaken. Wij stimuleren jou daarbij!
Wil jij het verschil maken bij Provincie Noord-Brabant? Ga het maar doen!
Dit ga je doen
Als medewerker Front Office – Ons loket ben je hét visitekaartje en de oren en ogen van de organisatie. Je bent verantwoordelijk voor alle Facilitaire-loketwerkzaamheden van Ons Loket vanuit drie communicatie/bedieningskanalen: ‘digitaal’, ‘telefonie’ en ‘fysiek’. Als medewerker ontvang je de telefonische en digitale in en externe (klant-)vragen.
Je ontvangt en verwerkt de klantvragen waarbij je zorgt voor een gastvrije, efficiënte en slimme afhandeling. Daarbij verricht je diverse administratieve werkzaamheden en verwerk je aanvragen en gegevens volgens vastgestelde procedures. Je bent verantwoordelijk voor het registreren, afhandelen en/of doorzetten van (aan)vragen en (storings-)meldingen van interne klanten. Waar mogelijk beantwoord je vragen zelfstandig. Mocht dit niet lukken dan schakel je met collega’s van backofficeafdelingen. Je bent verantwoordelijk voor het beantwoorden en/of doorzetten van vragen van externe klanten naar de juiste interne contactpersoon. De medewerker Front Office werkt voor twee fysieke balies. Aan de fysieke balie voor medewerkers verzorg je o.a. de uitgifte en inname van producten zoals OV kaart, materialen voor presentaties of bloemen. In de centrale hal bevindt zich de ontvangstbalie waar je als medewerker zorgdraagt voor een correct ontvangst van bezoekers, gasten en relaties. Je zorgt voor het telefonisch contact met de betreffende contactpersoon om de aankomst te melden. Indien gewenst voorzie je de bezoeker van een kop koffie, water of thee. Daarnaast stemt de ontvangstbalie af met andere teams over evenementen, veiligheid en bezoekersstromen, met speciale aandacht voor bezoeken van leden van GS en de Commissaris van de Koning.
Andere werkzaamheden zijn administratief van aard: bijvoorbeeld het inplannen van rondleidingen in het provinciehuis, het afhandelen van social media berichten, verzorgen van inkomende en uitgaande post, het plannen van vergaderruimten en reserveren van catering.
De kerntaken van de medewerker Front Office – Ons loket:
- Aannemen van (aan)vragen en (storings-)meldingen van de interne klant (medewerkers Provincie) en externe (burgers/bedrijven);
- Zorgen voor een professionele en gastvrij ontvangst van bezoekers en gasten van het Provinciehuis;
- Zelfstandig beantwoorden of doorzetten van vragen van externe klanten (zowel digitaal als telefonisch);
- Zelfstandig afhandelen respectievelijk uitzetten van (aan)vragen en (storings-) meldingen bij leveranciers of collega’s uit de backoffices;
- Registreren van alle (aan)vragen en (storings-)meldingen in het FMIS (Facility Management Informatie Systeem), inclusief relevante details, voortgang en afhandeling
- Voortgangsbewaking meldingen en terugkoppelen naar klanten;
- Verbeteracties (‘Just Do It’) zelfstandig uitvoeren;
- Opstellen en actueel houden van (toebedeelde) werkprocessen en onderliggende werkinstructies en handleidingen;
- Opzoeken en registreren van relevante informatie in daartoe beschikbare kennissystemen.
Dit neem je mee
Voor deze vacature zoeken we kandidaten die zich herkennen in de volgende competenties:
- Gastgerichtheid & representativiteit
Je treedt bezoekers professioneel, vriendelijk en servicegericht tegemoet en bent zichtbaar een ambassadeur van gastvrijheid. - Communicatieve vaardigheid
Je communiceert duidelijk, deskundig en klantgericht en weet vragen goed te achterhalen door door te vragen. - Plannen & organiseren
Je kunt meerdere taken tegelijk oppakken, bewaart overzicht en handelt meldingen en verzoeken zelfstandig en gestructureerd af. - Flexibiliteit & schakelen
Je past je makkelijk aan verschillende situaties aan, wisselt snel tussen werkzaamheden en denkt niet in hokjes. - Samenwerken & zelfstandig werken
Je functioneert goed in een team, maar bent ook in staat om zelfstandig beslissingen te nemen en acties uit te voeren.
Daarnaast worden we enthousiast als je de volgende kennis en ervaring meeneemt:
- MBO+ werk‑ en denkniveau
Aangevuld met relevante ervaring in een dienstverlenende of servicegerichte omgeving. - Affiniteit met een politiek gestuurde organisatie
Je voelt je thuis in een omgeving waar vragen divers en soms complex zijn. - Digitale vaardigheden
Je kunt goed werken met computers en systemen; kennis van een service‑managementtool of klantcontactsysteem is een pré. - Communicatieve en sociale vaardigheden
Je kunt informatie filteren, emoties herkennen, doorvragen en je communicatie afstemmen op interne en externe klanten. - Gastheerschap & servicegerichtheid
Je speelt actief in op de behoeften van bezoekers, klanten en gebruikers en zorgt voor een positieve klantbeleving.
Met dit team ga je het doen
Als medewerker Front Office ben je hoofdzakelijk werkzaam voor het programma Facilitaire Dienstverlening. Het gehele programma bestaat uit een frontoffice en twee backoffices. Je komt in een gezellig team van plusminus 18 personen te werken, waarvan een aantal medewerkers op specialisme facilitair werkzaam zijn. Bij dit team ga jij je vast thuis voelen want het bestaat uit mannen en vrouwen van verschillende leeftijden. Samen met de opdrachtnemer (teamleider) en procescoördinator wordt dagelijks gewerkt aan gastvrije dienstverlening met een glimlach. Het doel is om frontofficetaken uit te breiden met frontofficewerkzaamheden vanuit de overige bedrijfsvoeringprogramma’s. Als afdeling zijn we volop bezig met nieuwe werkprocessen te laten aansluiten bij Ons Loket, de huidige werkprocessen in kaart te brengen, onderlinge kennis te delen en informatiebijeenkomsten met het backoffice te organiseren.
Quote: Gastvrije dienstverlening met een glimlach! Repro opdrachten, ov-chipkaarten, workshopkoffers en bossen bloemen vliegen bij ons over de balie. Telefoontjes om mee te denken in een gepaste vergaderruimte of een koelkast langs een openbare autoweg. Bij ons is geen werkdag hetzelfde!
Naam van de collega: Wesley Roos
De werktijden zijn doordeweeks van 8:00 – 16:30 en na een inwerkperiode behoort een thuiswerkdag ook tot de mogelijkheid.
Goed om te weten
- Wil je eerst nog vragen stellen over de functie? Dan kun je contact opnemen met Wesley Roos.
- Ellen Schilperoort, H-manager, beantwoordt met plezier vragen over de sollicitatieprocedure.
- Indien je nog niet volledig aan het gevraagde profiel voldoet, maar we op basis van je ervaring en de gesprekken verwachten dat je op termijn in de functie kunt groeien, dan behoort plaatsing in de voorliggende schaal tot de mogelijkheden.
- Wij werken voor alle Brabanders. Diversiteit en inclusie zijn daarom pijlers binnen provincie Noord-Brabant. We bevorderen een betrokken cultuur waar iedereen zich kan ontwikkelen en zich gewaardeerd voelt.
- Je hebt voor een baan bij de provincie een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig.
- We gaan zorgvuldig met jouw gegevens om en respecteren jouw privacy.
Word jij onze nieuwe medewerker Front Office - Ons Loket? Ga het maar doen!
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
