- Maximum salaris:
- Uren per week:
- Werk- en denkniveau:
Waardevol werk
We zien er ontzettend naar uit om je op het provinciehuis in Den Bosch te verwelkomen. In de meest gastvrije provincie van Nederland wonen ruim 2,5 miljoen inwoners; de ‘Brabanders’. Iedere dag draag je, samen met alle andere collega’s, bij aan een mooier Brabant voor iedereen. We beloven je dat je waardevol werk kan leveren en jouw bijdrage aan de maatschappelijke opgaven kunt doen.
Naast het creëren van een mooi perspectief voor Brabant, staat jouw toekomst ook centraal. Wij bieden een breed scala aan ontwikkelmogelijkheden, zodat jij je eigen pad kunt kiezen en je ambities kunt waarmaken. Wij stimuleren jou daarbij!
Wil jij het verschil maken bij Provincie Noord-Brabant? Ga het maar doen!
Dit ga je doen
Als Medewerker Front Office – Ons Loket ben je hét visitekaartje en de oren en ogen van de organisatie. Je bent verantwoordelijk voor alle Facilitaire-loketwerkzaamheden van Ons Loket (Frontoffice) vanuit drie communicatie/bedieningskanalen ‘digitaal’, ‘telefonie’ en ‘fysiek’. Als medewerker ontvang je de telefonische en digitale in en externe (klant-)vragen.
Je ontvangt en verwerkt de klantvragen waarbij je zorgt voor een gastvrij, efficiënt en slimme afhandeling. Daarbij verricht je diverse administratieve werkzaamheden en verwerk je aanvragen en gegevens volgens vastgestelde procedures. Je bent verantwoordelijk voor het registreren, afhandelen en/of doorzetten van (aan)vragen en (storings-)meldingen van interne klanten. Waar mogelijk beantwoord je vragen zelfstandig, mocht dit niet lukken dan schakel je met collega’s van backofficeafdelingen. Je bent verantwoordelijk voor het beantwoorden en/of waar nodig doorzetten van vragen van externe klanten naar de juiste interne contactpersoon. Aan de fysieke balie verzorg je o.a. de uitgifte en inname bij producten zoals OV kaart, materialen voor presentaties of bloemen. Voorbeelden van andere werkzaamheden zijn: het inplannen van rondleidingen in het provinciehuis, het afhandelen van social media berichten, verzorgen van inkomende en uitkomende post, vergaderruimten en catering reserveren, etc.
De kerntaken van de medewerker Front Office – Ons loket:
- Aannemen van (aan)vragen en (storings-)meldingen van de interne klant (medewerkers Provincie) en externe (burgers/bedrijven);
- Zelfstandig beantwoorden of doorzetten van vragen van externe klanten (zowel digitaal als telefonisch);
- Zelfstandig afhandelen respectievelijk uitzetten van (aan)vragen en (storings-) meldingen bij leveranciers of collega’s uit de backoffices;
- Registreren van alle (aan)vragen en (storings-)meldingen in het FMIS (Facility Management Informatie Systeem), inclusief relevante details, voortgang en afhandeling
- Voortgangsbewaking meldingen en terugkoppelen naar klanten;
- Verbeteracties (‘Just Do It’) zelfstandig uitvoeren;
- Opstellen en actueel houden van (toebedeelde) werkprocessen en onderliggende werkinstructies en handleidingen;
- Opzoeken en registreren van relevante informatie in daartoe beschikbare kennissystemen.
Dit neem je mee
Je beschikt over een representatieve, gastvrije en professionele werkhouding. Je bent een ambassadeur van gastvrijheid en van het programma Facilitaire dienstverlening en onze diensten. Je denkt niet in hokjes maar gaat tot het uiterste om de klant van dienst te zijn. Je schakelt makkelijk, en multitasken is voor jou geen probleem.
Daarnaast worden wij enthousiast van iemand die deze competenties aanvult met de volgende kwaliteiten:
- MBO+ werk- en denkniveau met kennis van facilitaire zaken - zowel theoretische als praktische kennis;
- Vaardig in het zelfstandig en in teamverband afhandelen van de (aan)vragen en (storings) meldingen (plannen en organiseren);
- Vaardig in het instrueren van klanten en gebruikers;
- Je hebt een uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatie afgestemd op de situatie van de (interne) klant door goed inlevingsvermogen, filteren van informatie en emotie, durven door te vragen voor een heldere vraag formulering.
Met dit team ga je het doen
Als Medewerker Front Office - Ons Loket ben je hoofdzakelijk werkzaam voor het programma Facilitaire Dienstverlening. Het gehele programma bestaat uit een frontoffice en twee backoffices. Je komt in een gezellig team te werken, waarvan een aantal medewerkers op het specialisme facilitair werkzaam zijn. Samen met de opdrachtnemer (teamleider) en procescoördinator wordt dagelijkse gewerkt aan een gastvrije dienstverlening met een glimlach. Het doel is om frontoffice taken uit te breiden met frontofficewerkzaamheden vanuit de overige bedrijfsvoering programma’s. Als afdeling zijn we volop bezig met nieuwe werkprocessen te laten aan sluiten bij Ons Loket, de huidige werkprocessen in kaart te brengen, onderlinge kennis te delen en informatiebijeenkomsten met het backoffice te organiseren.
Goed om te weten
- Wil je eerst nog vragen stellen over de functie? Dan kun je contact opnemen met Wesley Roos.
- Ellen Schilperoort, H-manager Facilitaire Dienstverlening, beantwoordt met plezier vragen over de sollicitatieprocedure.
- Indien je nog niet volledig aan het gevraagde profiel voldoet, maar we op basis van je ervaring en de gesprekken verwachten dat je op termijn in de functie kunt groeien, dan behoort plaatsing in de voorliggende schaal tot de mogelijkheden.
- Wij werken voor alle Brabanders. Diversiteit en inclusie zijn daarom pijlers binnen provincie Noord-Brabant. We bevorderen een betrokken cultuur waar iedereen zich kan ontwikkelen en zich gewaardeerd voelt.
- Je hebt voor een baan bij de provincie een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig.
- We gaan zorgvuldig met jouw gegevens om en respecteren jouw privacy.
- Reageren op deze uitdagende vacature is mogelijk tot en met 24 oktober!
Word jij onze nieuwe Medewerker Front Office Facilitair - Ons Loket? Ga het maar doen!
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
